Departamento de Atención Integral al Estudiante

Departamento de

Atención Integral al Estudiante

A través del espíritu de mejora continua y la necesidad institucional de seguir desarrollando la comunidad universitaria, la UTEM a través de la Vicerrectoría de Administración y Finanzas se crea el Departamento de Atención Integrada al Estudiante, una nueva instancia centrada en entregar información de calidad a nuestra comunidad.
Como resultado de la fusión del Departamento de Aranceles, el Departamento de Administración del Fondo Solidario y el Departamento de Cobranzas, esta instancia universitaria busca mejorar la gestión interna de la Universidad, y a su vez impactar positivamente a las y los jóvenes a través del acercamiento y difusión de información financiera clara.

Departamento de Atención Integral al

Estudiante

A través del espíritu de mejora continua y la necesidad institucional de seguir desarrollando la comunidad universitaria, la UTEM a través de la Vicerrectoría de Administración y Finanzas se crea el Departamento de Atención Integrada al Estudiante, una nueva instancia centrada en entregar información de calidad a nuestra comunidad.
Como resultado de la fusión del Departamento de Aranceles, el Departamento de Administración del Fondo Solidario y el Departamento de Cobranzas, esta instancia universitaria busca mejorar la gestión interna de la Universidad, y a su vez impactar positivamente a las y los jóvenes a través del acercamiento y difusión de información financiera clara.

Servicios que ofrece

La Unidad de Aranceles está a cargo de administrar, controlar y ejecutar la política arancelaria de la universidad, siendo responsable de hacer cumplir los compromisos adquiridos por los alumnos respecto del Derecho Básico de Matrícula y Arancel; manteniendo actualizada la cuenta corriente del alumno, de manera que permita la adecuada gestión de los recursos institucionales.

La Unidad de Administración de Fondos gestiona los recursos del Fondo Solidario y planifica las estrategias de cobranza, a fin de incrementar los pagos comprometidos por los deudores, asegurando que se reciban efectivamente y contribuyan a la asignación de nuevos créditos y al desarrollo institucional.

La Unidad de Cobranzas tiene como función la gestión de las cuentas por cobrar de la institución, en busca de su optimización, para asegurar el saludable flujo de caja. La gestión de cobro de UTEM está apoyada por una empresa eterna especializada en cobranzas, área educación.

Unidad de Aranceles

La Unidad de Aranceles está a cargo de administrar, controlar y ejecutar la política arancelaria de la universidad, siendo responsable de hacer cumplir los compromisos adquiridos por los alumnos respecto del Derecho Básico de Matrícula y Arancel; manteniendo actualizada la cuenta corriente del alumno, de manera que permita la adecuada gestión de los recursos institucionales.

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Unidad de Administración de Fondos

La Unidad de Administración de Fondos gestiona los recursos del Fondo Solidario y planifica las estrategias de cobranza, a fin de incrementar los pagos comprometidos por los deudores, asegurando que se reciban efectivamente y contribuyan a la asignación de nuevos créditos y al desarrollo institucional.
Unidad de Cobranzas

La Unidad de Cobranzas tiene como función la gestión de las cuentas por cobrar de la institución, en busca de su optimización, para asegurar el saludable flujo de caja. La gestión de cobro de UTEM está apoyada por una empresa eterna especializada en cobranzas, área educación.

Funciones Jefa Departamento Atención Integral Estudiante

Funciones Encargado (a) Unidad de Aranceles

Operativizar y velar por el cumplimiento de la política arancelaria.

Coordinar internamente a los ejecutivos de atención para mantención de las cuentas corrientes de los alumnos.

Coordinar el envío y difusión de la información a los estudiantes respecto de las fechas establecidas en el calendario académico.

Distribuir requerimientos de clientes internos (Direcap, Post-grados, Títulos y Grados).

Atender casos críticos y responder requerimientos especiales (Ses, Sernac).

Vincular operativamente el Departamento con otras áreas de la institución.

Monitorear y analizar datos relativos a beneficios y aranceles en cuanto a su correcto ingreso al sistema y mantención.

Preparar y analizar datos y filtros (condiciones) que se deben implementar para los procesos de matrícula e inscripción académica.

Planificar y coordinar pruebas de sistemas previo a los procesos de matrícula e inscripción académica.

Apoyar en la coordinación y gestión logística de los procesos críticos y de matrícula e inscripción académica.

Apoyar la implementación de las mejoras de procesos.

Funciones Encargado (a) Unidad de Fondo de Crédito

Operativizar la administración del Fondo Solidario de Crédito Universitario.

Recibir, validar y registrar pagarés correspondientes a la asignación del Fondo Solidario de Crédito Universitario.

Apoyar en la coordinación y gestión logística para el proceso de recepción de declaración de ingresos.

Gestionar los procesos de pagos asociados a CAE.

Atender casos críticos y responder requerimientos especiales.

Recibir, registrar y analizar de los datos relativos a matrícula, asignación de beneficios y situación académica.

Coordinar “carga de datos” en el Sistema de Gestión Universitaria SGU de acuerdo con el calendario académico y reglamentación vigente.

Preparar y analizar datos para cargar según requerimientos en plataforma de Educación superior (PES).

Planificar y coordinar pruebas de sistemas previo a los procesos de matrícula e inscripción académica.

Gestionar las modificaciones y ajustes de beneficios en el SGU de acuerdo a la situación académica vigentes de los estudiantes.

Vincular operativamente el Departamento con otras áreas de la institución.

Apoyar la implementación de las mejoras de procesos.

Funciones Encargado (a) Unidad de Cobranzas

Ejecutar las estrategias de cobranza para asegurar el cumplimiento de las políticas de cobranza.

Elaborar los procedimientos administrativos tendientes a estandarizar las actividades rutinarias de la Unidad, con el objetivo de mejorar permanentemente, la eficiencia administrativa y el servicio a los usuarios.

Mantener actualizado el manual de procedimiento administrativo de la Unidad, con sus respectivos flujos.

Mantener coordinación permanente, con los distintos departamentos y/o Unidades que actúan como proveedor de información.

Efectuar control de gestión a las acciones de cobranza.

Mantener una coordinación periódica con los proveedores externos (empresa de cobranza externa), con el fin de contar con la información oportuna que permita atender eficazmente los requerimientos de los exalumnos.

Funcionarios que componen el Departamento:

Ejecutivos de Atención al Cliente: Se compone de 6 personas, de las cuales 3 ofrecen atención diferenciada en temáticas sobre Aranceles y 3 en el pago de Fondo de crédito Universitario.

Secretarias: Actualmente son dos, quienes se encargan de forma separada y específica de las temáticas de Aranceles y Fondo de Crédito. En el caso de esta última, también apoya en el área de atención al cliente.

Contador Auditor: Responsable de llevar la contabilidad de Fondo Solidario de Crédito Universitario.

Ejecutivo de Cobranzas: Responsable de llevar la cartera de deudores, realizar cobranzas preventivas y contraparte ante la empresa de cobranza externa.

Ejecutivo de Operaciones: Responsable de llevar el control e ingreso de la recaudación bancaria. Además, apoya el área de atención al cliente.

Técnico en computación: Está a cargo del monitoreo y mantención de los sistemas computacionales internos con los cuales trabaja el área, además de enviar notificaciones masivas a estudiantes y exestudiantes.