Unidad de Adquisiciones
Funciones principales
Unidad de Inventario
Funciones principales
Unidad de Bodega
Funciones principales
Además de las funciones específicas de cada unidad, el Departamento de Abastecimiento también ofrece servicios relacionados con:
- Solicitudes de compra: A través de la plataforma MIUTEM, donde se pueden realizar solicitudes y hacer seguimiento de las mismas.
- Gestión de pasajes: Coordinación para la compra de pasajes nacionales e internacionales, siguiendo los plazos y requisitos establecidos por la DIPRES y la normativa interna.
- Transparencia: Todos los procesos se ejecutan conforme a la Ley N° 19.886 de Compras Públicas y se publican en el portal de Transparencia Activa.
- Asesoría: Ofrecen orientación sobre cómo evitar el fraccionamiento de compras y cómo cumplir con la normativa vigente.
En resumen, el Departamento de Abastecimiento es una pieza clave en la gestión administrativa, garantizando que la institución cuente con los recursos necesarios de manera eficiente, transparente y conforme a la ley.
Preguntas Frecuentes (FAQ)
Subtítulo
Departamento de Abastecimiento
¿Cómo puedo solicitar la compra de un bien o servicio?
Las solicitudes de compra deben realizarse a través de la plataforma MIUTEM (https://mi.utem.cl/), ingresando a la sección “Compras” y seleccionando la opción “Nueva solicitud”.
Es importante completar toda la información requerida para facilitar la gestión del requerimiento por parte del Departamento de Abastecimiento.
¿Cómo puedo hacer seguimiento a mis solicitudes?
Cada solicitud generada en la plataforma MIUTEM (https://mi.utem.cl/) cuenta con un número de registro identificado con el formato “SC00XXXX”.
Con este número, puedes realizar el seguimiento del requerimiento ingresando a la sección “Compras” y luego a “Solicitudes de Compra”, donde es posible consultar el estado y avance de cada solicitud en el apartado “Bitácora”.
¿Qué debo hacer si recibo un correo indicando que mi solicitud fue rechazada por falta de información?
Si tu solicitud es rechazada por falta de información, debes revisar el detalle del motivo del rechazo en la Bitácora de la solicitud, dentro de la plataforma MIUTEM (https://mi.utem.cl/).
Luego, deberás realizar un nuevo requerimiento incorporando la información completa y corregida, para que el Departamento de Abastecimiento pueda evaluarlo nuevamente.
Unidad de Adquisiciones
¿Qué significa que mi requerimiento ha sido derivado a la Unidad de Adquisiciones?
Cuando tu requerimiento es derivado a la Unidad de Adquisiciones, significa que ha sido recibido para su análisis y gestión de compra. La unidad revisará los antecedentes proporcionados, plazo de entrega, verificará la disponibilidad presupuestaria, y gestionará los procedimientos necesarios para adquirir los bienes o servicios solicitados, de acuerdo con la normativa interna de la Universidad.
¿Cuáles son los plazos mínimos de anticipación para cualquier tipo de adquisición?
- Menores a 100 UTM: 20 días hábiles de anticipación
- Mayores de 100 y menores de 1000 UTM:35 días hábiles de anticipación
- Mayores 1000 UTM y menores de 5000 UTM: 60 días hábiles de anticipación
- Mayores a 5000 UTM: 120 días hábiles de anticipación
¿Cómo debo solicitar la compra de pasajes nacionales o internacionales?
Al solicitar pasajes, es importante cumplir con los siguientes pasos y requisitos:
Registro de la solicitud:
- Registrar la solicitud en MIUTEM.
- No se puede emitir ni confirmar pasaje sin la resolución tramitada.
Plazos mínimos
- Viajes domésticos: al menos 7 días hábiles de anticipación.
- Viajes domésticos periódicos: al menos 21 días hábiles de anticipación (solicitudes semestrales).
- Viajes internacionales: al menos 10 días hábiles de anticipación.
Datos que debes entregar:
- Nombre completo, RUT, nacionalidad, fecha de nacimiento
- Número de pasaporte (solo internacional)
- Celular y correo electrónico
- Fecha y horario estimado de salida y regreso (mañana, tarde, noche)
- Tipo de equipaje (cabina hasta 10 kg, bodega hasta 30 kg)
Uso eficiente de recursos:
Siempre optar por la opción más económica, según la normativa de DIPRES.
¿Cómo puedo revisar los catálogos de productos de convenio marco?
Podrás entrar al catálogo (Convenio Marco) y revisar todos los convenios vigentes.
¿Dónde puedo revisar las compras ágiles?
Todos los compras ágiles se publican en el portal www.mercadopublico.cl bajo el nombre de nuestra institución, podrás revisar todos sus detalles en la sección “Compras Ágiles”.
¿Dónde puedo revisar las licitaciones?
Todas las licitaciones se publican en el portal www.mercadopublico.cl bajo el nombre de nuestra institución, podrás revisar todos sus detalles en la sección “Explora todas las licitaciones”.
¿Qué medidas se toman para asegurar la transparencia en las compras?
Todos los procesos se ejecutan conforme a la Ley N° 19.886 de Compras Públicas, su reglamento y las directrices de la Contraloría General de la República. Además, se publican en el portal de Transparencia Activa los contratos y adquisiciones relevantes.
Unidad de Bodega
¿Cómo puedo solicitar materiales o insumos desde bodega?
Las solicitudes se realizan mediante el formulario de requerimiento, indicando el tipo y cantidad de insumos. La Unidad de Bodega gestiona las entregas según la disponibilidad de stock y al programa de entrega.
Unidad de Inventario
¿Cuál es mi responsabilidad sobre los bienes asignados?
- Debes cuidar los bienes como si fueran propios, usarlos solo para su propósito y mantenerlos en buen estado. Esto garantiza que estén siempre disponibles para la comunidad universitaria. Se espera que actúes con la prudencia y atención que aplicarías en tus propios bienes.
¿Qué cuidados debo tener con los equipos de la Universidad que me han asignado?
Trata los equipos con cuidado, adoptando medidas razonables para protegerlos. Por ejemplo, los notebooks deben estar siempre asegurados con una piola de seguridad o sistema similar.
¿Qué hago si necesito dar de baja un bien institucional?
Debe informarse a la Unidad de Inventario mediante el formulario correspondiente, indicando las razones de la baja (por obsolescencia, pérdida, daño u otra causa), lo anterior activará la coordinación del retiro.
¿Qué hago si necesito que retiren un mueble o bien en desuso?
Si un mueble o bien ya no es útil o está en desuso, debes informarlo a la Unidad de Inventario o al Departamento de Abastecimiento mediante el formulario correspondiente. Ellos evaluarán su estado y gestionarán su retiro, traslado o disposición final.
Otros
¿Cuando debo unir requerimientos en una compra pública?
Compra de Pasajes
Nacionales e Internacionales
Importante | Compra de Pasajes
Sobre las compras de pasajes nacionales e internacionales...
Estimada comunidad UTEM,
Se informa que, para la compra de pasajes, se requiere que cada solicitante pueda contar con la respectiva Resolución de Comisión de Servicio, totalmente tramitada.
Además, el responsable del Centro de Costo, o la persona designada por éste, deberá registrar la solicitud de compra de pasajes en la plataforma de MIUTEM. En ningún caso se podrá emitir ni confirmar el pasaje sin que la Resolución esté completamente tramitada. Por lo tanto, se deberá considerar este requisito dentro de los plazos establecidos por las unidades y departamentos involucrados, así como los plazos exigidos por la Dirección de Presupuesto del Ministerio de Hacienda.
Dicho lo anterior, los plazos mínimos establecidos por la DIPRES para la compra de pasajes son:
- Viajes domésticos: 7 días de anticipación.
- Viajes domésticos periódicos: 21 días de anticipación. Los viajes periódicos deben ser solicitados en forma semestral, conforme a la información disponible por las líneas aéreas y sistemas que intervienen.
- Viajes Internacionales: 10 días de anticipación
Con ello, deberá proporcionar en un documento los siguientes datos:
- Nombre completo del pasajero
- RUT
- Nacionalidad
- N° de Pasaporte (sólo en caso de pasajes al extranjero)
- Fecha de nacimiento
- Número celular
- Correo
- Fecha de salida, indicar horario estimado (mañana – tarde- noche)
- Fecha de regreso, indicar horario estimado (mañana- tarde- noche)
- Tipo de equipaje: cabina (bolso mano, maleta 10 kilos), bodega (30 kilos)
A su vez, la DIPRES indica que en cuanto al buen uso de los recursos públicos y de acuerdo con el principio rector, siempre se optará por la alternativa más económica.
En el caso de solicitar pasajes con un plazo de anticipación menor a lo establecido, se deberá justificar mediante una declaración del responsable del centro de costo, la que se deberá proporcionar al momento de ingreso en la plataforma institucional de compras en MIUTEM.
Esperamos que esta información sea de utilidad para la gestión realizada. Quedamos a su disposición para cualquier consulta adicional.
Cordialmente,
Isadora Galdames Santelices
Jefa del Departamento de Abastecimiento
Dirección de Administración